できる秘書になるために必要なスキル3選!

交渉能力とコミュニケーション能力

大手企業の秘書にもなるといろいろな人と接点を持つため無くてはいけない能力です。社内外多くの人たちと多くの関わりを持つことになる為、いろいろな部署や企業との調整役をしなくてはならなかったり、上司からの指示や依頼を的確に伝え実際に人を動かす、あるいは業務の流れを変えてでも必要な書類の作成を依頼し、必要とする時までに整えていただくなんて事もあります。これには秘書がいかに綿密コミュニケーションを色々な場所ととり、レベルの高い交渉を行っているかが重要になります。

必要不可欠の事務能力

事務能力にはスケジュール管理はもちろんのこと、書類作成、会議などに必要な資料や情報の収集、選別などの知識からどんな時でも上司の代理を行えるような社会常識なども入ります。又、何かの仕事をしている途中に依頼された急ぎの仕事と日頃の重要な業務を並行して処理する能力や効率性も要求されます。上司のスケジュールを把握しているだけでなく、取引先の名前、その方との過去のやり取りやの記録、その方と以前に会った場所などをしっかりと把握できていればコミュニケーション時に役立ち会話を円滑に進めることができます。

どんな時でも対応できる語学力

グローバル化が進み、今まで海外企業との関わりがなかった中小企業でも、唐突に海外展開が決まることがあります。。外国企業と取引をする時には海外からの来客対応で英語を使って挨拶や会話、来客のケアが必要ですし、上司が海外へ出張をする際には現地宿泊場所や飛行機の手配、また海外との取引を頻繁に行うのであれば外国語でのメールのやり取りも出てくるでしょう。上司にストレスないような業務の手配は秘書の一番重要な役割です。海外との接点が増えていくことは確実なので世界でもっとも使いやすい言語となっている“英語”は話せた方が有利でしょう。

秘書の派遣は、即戦力であることが求められるようです。そのため、秘書の経験値が高い人ほど有利に仕事を見つけることができます。